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1. Oktober 2017

Neu als Chef – was tun? Tipps für einen erfolgreichen Start als Führungskraft

Start als Führungskraft
Viele von Ihnen werden sich weiterbilden, um Karriere zu machen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Frage, wie Sie sich verhalten sollten, wenn Sie in einem neuen Unternehmen als Führungskraft anfangen oder wenn Sie eine Abteilung übernehmen, die Sie bisher noch nicht kennen. Wenn wir davon ausgehen, dass Sie in Zukunft ein bereits bestehendes Team von Mitarbeitern oder eine Abteilung leiten sollen, gibt es einige Stolpersteine, die Ihnen den Start als Führungskraft nicht leicht machen. Der wichtigste Tipp aller Experten zu dem Thema lautet immer irgendwie ähnlich: „Bauen Sie Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei Ihren neuen Mitarbeitern und Ihrem neuen Chef auf“. Schön und gut, doch wie macht man das?
Genau das klären wir umfassend in diesem Blogbeitrag. Am Ende dieses Artikels wissen Sie genau, wie Sie mit Ihrem neuen Chef und Ihren Mitarbeitern umgehen sollten, warum Kommunikation Ihr Schlüssel zum Erfolg ist und wieso auch die Macher unter Ihnen zunächst besser die Füße stillhalten sollten. Fangen wir an.
Es gibt zwei Regeln für den Erfolg, die Sie sich vergegenwärtigen sollten:
1. Ihre Leistung als Chef wird vornehmlich an der Leistung Ihrer Mitarbeiter gemessen.
2. Ihr Erfolg misst sich daran, inwieweit Sie die Erwartungen und Ziele Ihres Chefs erfüllen.
Aus diesen zwei einfachen Regeln ergeben sich einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, sich in Ihrer neuen Position zu Recht zu finden.

Ihr Handwerkszeug für Ihren Erfolg – zuhören, beobachten, analysieren

Die oberste Regel, wenn Sie neu sind in dem Unternehmen, in der Abteilung, neu sind als Chef oder sonstiges – Sie machen erstmal gar nichts.
„Wie bitte?“, werden Sie jetzt vielleicht denken, ich soll nichts machen?! – Genau. Sie MACHEN erstmal gar nichts. Stattdessen beschränken Sie sich darauf, Ihre Abteilung, Ihre Mitarbeiter, Ihren Chef, das Unternehmen, die Organisationsstrukturen und die Kommunikationsformen nur zu beobachten, kennen zu lernen und zu analysieren. Sie müssen herausfinden, wie bisher „der Hase läuft“, bevor Sie daran denken können, einen Richtungswechsel vorzugeben.
Viele Chefs machen den Fehler, sofort alles zu verändern, sobald sie Chef sind, ohne sich zunächst zu fragen, was bisher gut lief und beibehalten werden sollte. Diesen Fehler werden Sie nicht machen.

Stattdessen sollten Sie in den ersten Wochen herausfinden:

Wie funktionieren bisher die Arbeitsabläufe?
Welcher Mitarbeiter ist für was zuständig? Wie erledigt er seine Arbeit?
Was erwarten meine Mitarbeiter von mir? Was brauchen sie, um ihre Arbeit so effektiv und effizient wie möglich absolvieren zu können? Was hat sie dazu bewegt, in diesem Job/in diesem Unternehmen/in dieser Position zu arbeiten? Auf welche Motivationsinstrumente könnten sie positiv reagieren?
Wo liegen die Stärken und Schwächen meiner Mitarbeiter? Welche Erfahrungen haben sie, welches spezifische Fachwissen bringen sie mit? Wo bestünde Entwicklungsbedarf?
Welches sind die informellen Führer? Welche Mitarbeiter sind mir gegenüber von Grund auf positiv eingestellt, welche bedürfen mehr Überzeugungsarbeit, bis sie mir vertrauen?
Wie kommunizieren alle untereinander? Wer redet wie mit wem? Wird direkt miteinander gesprochen, trifft man sich im Flur oder im Meeting, werden E-Mails bevorzugt oder ruft man sich gegenseitig an?
Welche Schnittstellen gibt es von meiner Abteilung zu anderen Abteilungen? Wie wird hier miteinander kommuniziert?

Es gibt vier Fragen, mit denen Sie viele wichtige Gespräche leiten können und durch die Sie eine Menge erfahren. Sie können Sie auch in dieser Situation anwenden:

Wie läuft es denn in Ihrer Abteilung momentan? – Lassen Sie Ihr Gegenüber reden und ausführlich Stellung beziehen. Je mehr Sie ihn durch Interessensbekundungen ermutigen, desto mehr erfahren Sie.
Welche Probleme oder Herausforderungen gibt es aktuell?
Welche Chancen liegen Ihrer Meinung nach in dieser Situation? – Anhand dieser Frage können Sie erkennen, was Sie Positives aus der Situation ziehen können. Außerdem erlaubt Ihnen diese Frage Rückschlüsse zur Motivation und Einstellung Ihres Gegenübers.
Wie kann ich Sie als Vorgesetzter dabei unterstützen? Was brauchen Sie von mir? – Diese Frage gibt Ihnen einerseits konkrete Anleitungen an die Hand und Sie können wenn nötig Maßnahmen bewilligen, die Ihrem Mitarbeiter dabei helfen, das Problem zu lösen. Andererseits wecken Sie dadurch die Kreativität und Lösungskompetenz Ihres Mitarbeiters. Er soll sich nicht nur bei Ihnen über seine Probleme beschweren, er soll mit konkreten Ideen zu Ihnen kommen, wie die Situation behoben werden kann. Sie motivieren Ihn auch, denn er kann sich bei der Lösung einbringen. Da sie von ihm selbst stammt, wird er sich mehr mit ihr identifizieren und sie mit mehr Energie und Überzeugung umsetzen.
Machen Sie sich zu Ihren Eindrücken und Erkenntnissen Notizen. Schreibe Sie in einer Kladde mit, notieren Sie Ihre Beobachtungen nach Mitarbeitergesprächen und Meetings. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie innerhalb kurzer Zeit über Ihre Mitmenschen und Ihr (neues) Unternehmen erfahren. Diese Mitschriften dienen Ihnen am Ende der Analysephase dazu, eine Strategie aufzustellen, wie Sie langfristig die Ziele Ihrer Abteilung, Ihres Unternehmens und Ihre eigenen Karriereziele erreichen können. Doch bevor Sie zur Strategie übergehen, wenden wir uns Regel zwei zu: Ihr Erfolg misst sich daran, inwieweit Sie die Erwartungen und Ziele Ihres Chefs erfüllen. In den ersten Wochen sollten Sie sich einen genauen Eindruck von Ihrem Chef verschaffen.

Klären Sie dazu die folgenden Punkte:

Wie sieht das Geschäftsmodell aus? Welche Vision und Mission verfolgt Ihr Unternehmen mit seinem Handeln? Welche Ziele hat die Geschäftsleitung gesteckt – kurzfristig, mittelfristig und langfristig? Welche konkreten Ziele sollen Sie mit Ihrer Arbeit und Ihrer Abteilung erfüllen?
Was ist Ihrem Chef darüber hinaus wichtig? Wie kommuniziert er, wie denkt er? Was erwartet er ganz persönlich, was Sie mit Ihrer Arbeit erreichen sollen?
Wie viel dürfen Sie allein entscheiden und ab wann möchte Ihr Chef informiert bzw. hinzugezogen werden?
Welchen Eindruck hat Ihr Chef von Ihren Mitarbeitern? Was kann er Ihnen über sie erzählen, welche Mitarbeiter waren z.B. für Ihre Stelle im Gespräch – und wussten davon? Diese Mitarbeiter fühlen sich mitunter übergangen. Daher sollten Sie sie unbedingt für Ihre Sache gewinnen, anderenfalls können hier Quertreiber entstehen, die gegen Sie arbeiten – offen oder im Verborgenen hinter Ihrem Rücken.
All diese Informationen bekommen Sie nicht, indem Sie sofort anfangen, Abläufe und Strukturen zu verändern. Stattdessen sollten Sie in Gesprächen mit Ihrem Chef und Ihren Mitarbeitern den Stand der Dinge ermitteln, die Erwartungen abklären und anschließend schauen, wie Sie diese Ziele erreichen können. Mit blindem Aktionismus sabotieren Sie sich selbst.

Und wie geht´s weiter?

Wenn Sie alle wichtigen Informationen gesammelt haben, müssen Sie eine Strategie entwickeln, wie Sie die Ziele und Erwartungen erfüllen können, die an Sie gestellt werden – die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter, die Ihres Chefs, aber auch die konkreten Unternehmensziele. Der Prozess der Analyse dauert meist zwischen vier und acht Wochen.

Danach sollten Sie Ihre Mitarbeiter sehr konkret informieren:

Was soll in Zukunft wie gemacht werden?
Was erwarten Sie von jedem einzelnen Mitarbeiter? Wie möchten Sie z.B. informiert werden, in welchen Abständen und wie detailliert wollen Sie informiert werden?
Welche konkreten kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ziele verfolgen Sie? Wie können Sie diese mit Ihren Mitarbeitern erreichen? Was müssen Ihre Mitarbeiter ganz konkret dafür tun?
Ihre Mitarbeiter müssen unbedingt informiert sein, was Sie von Ihnen erwarten und in welche Richtung es geht. Nur dann wissen sie, wie sie sich verhalten müssen. Durch umfangreiche Gespräche in der Analysephase konnten Sie schon Vertrauen aufbauen – dieses Vertrauen festigen Sie nun durch gute Kommunikation.

7 Regeln für maximalen Erfolg

Ihre Mitarbeiter sind erfahrene Experten in Ihrem Arbeitsbereich und kennen auch das Unternehmen bereits sehr gut. Sie sollten nicht versuchen, Sachaufgaben an sich zu reißen, weil Sie denken, Sie müssten etwas tun. Sie sind Führungskraft – Ihre Aufgabe ist es zu führen.
Lernen Sie zu Delegieren. Delegieren heißt, nicht nur Aufgaben weiterzugeben, sondern auch die dazugehörigen Rechte und Kompetenzen. Lernen Sie, das Ziel vorzugeben – über den Weg, wie sie das Ziel erreichen, entscheiden Ihre Mitarbeiter.
Führen heißt, nicht alles alleine zu entscheiden – beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre Entscheidungen mit ein. Nichts motiviert Ihre Mitarbeiter mehr, als wenn sie sich von Ihnen geschätzt fühlen und wissen, dass Sie auf ihre Meinung Wert legen. Außerdem entlastet es Sie, denn Sie können nicht alles können und wissen – verlassen Sie sich auf Ihre Mitarbeiter. So entstehen Teams, die hervorragende Leistungen erbringen.
Lob und Anerkennung bekommt jeder von uns gern – doch Chefs vergessen oft, dass dies zwar nicht Teil der Stellenbeschreibung war, es aber in ihrer Pflicht liegt, ihre Mitarbeiter durch Lob und Anerkennung zu Höchstleistungen zu motivieren.
Als Führungskraft ist es nicht Ihre Aufgabe, dass Sie sich mit all Ihren Mitarbeitern anfreunden. Sie sorgen dafür, dass der Ablauf reibungslos ist und alle Aufgaben vollständig und richtig erledigt werden. Schludert ein Mitarbeiter, sollten Sie nicht das Problem, sondern die Ursache beheben. Das bedeutet, Sie arbeiten nicht nach, um den Fehler zu beheben, sondern Sie sprechen mit dem Mitarbeiter und lassen ihn nachliefern. Auch so verschaffen Sie sich Respekt – Sie sollten fair und gerecht, aber konsequent sein. Das macht Sie zu einem verlässlichen Partnern, der akzeptiert wird. Selbst wenn Sie Ihre Mitarbeiter dafür ab und an kritisieren müssen.
Sie sollten die Art Ihrer Führung immer an die konkrete Situation und den Mitarbeiter anpassen. Autoritäres Führungsverhalten ist in Krisensituationen angemessen, während Sie im Alltag einen eher kooperativen Führungsstil bevorzugen sollten, bei dem Sie Ihre Mitarbeiter miteinbeziehen. Befassen Sie sich mit den verschiedenen Modellen, die es über Führungsstile gibt und lernen Sie, sie situationsorientiert einzusetzen.
Sie arbeiten mit Menschen, nicht mit Maschinen. Niemand kann 40-50 Stunden in der Woche mit jemandem zusammenarbeiten, der sich verhält wie ein menschlicher Roboter. Stehen Sie dazu, ebenfalls ein Mensch zu sein. Zeigen Sie Interesse an Ihren Mitarbeitern und Kollegen und seien Sie auch bereit, die eine oder andere persönliche Komponente in ein Gespräch einfließen zu lassen. Was wäre so schlimm daran, wenn Ihre Mitarbeiter wüssten, dass Sie eine Katze haben und in Ihrer Freizeit gerne wandern gehen? Sie werden weiterhin Respekt vor Ihnen haben – und Sie als einzigartige Persönlichkeit wahrnehmen, der man auch kleine Fehler verzeihen kann. Denn niemand ist fehlerlos.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, werden Sie einen guten Start als Führungskraft hinlegen. Sie werden Ihr Team erfolgreich führen, Ihren Chef von Ihnen überzeugen und langfristig Karriere machen. Bei allen Tipps gilt – niemand ist perfekt. Gehen Sie immer voran, selbst wenn Sie unterwegs straucheln. Henry Ford hat einmal gesagt: „Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.“ In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß und Erfolg als neue Führungskraft. Wagen Sie den Sprung ins kalte Wasser. Genießen Sie dann Ihren Erfolg, denn Sie haben Ihn aus eigener Kraft erreicht.

Herzlichst, Ihre
Saskia Stromitzki

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